Pour faciliter la saisie des kilomètres professionnels, il est possible de créer une note de frais en début de mois, et d’enregistrer les km quotidiens au fur et à mesure des déplacements. La note de frais est alors soumise au manager à la fin du mois.
Lorsque plusieurs déplacements sont réalisés dans une même journée, il n’est pas nécessaire de détailler chacun des trajets. Il convient d’indiquer par exemple en point de départ le lieu le plus proche du premier rendez-vous, puis en point d’arrivée le rendez-vous le plus éloigné et de cumuler sur cette ligne le nombre de kilomètres parcourus sur cette journée.
L’outil permet toutefois de détailler en saisissant une ligne par trajet (lieu de départ – lieu d’arrivée – nb de km). Il suffit de saisir autant de lignes d’IK que de trajets si le salarié souhaite le préciser.